Processen automatiseren met AI: hoe Stuubs 400 uur per jaar bespaart
Stel je voor: een festivalzomer met honderden podia, en iemand die avond na avond de line-ups overtikt. Act voor act, podium voor podium, dag voor dag. Bij Stuubs — de app waarin fans hun festival- en concertleven vastleggen — was dat jarenlang het echte werk achter de schermen.
Het is precies het soort klus waarvoor je processen wilt automatiseren met AI: vaak, voorspelbaar, en elke keer hetzelfde. Duizenden events per jaar, en elk event begon met datzelfde geduldige overtypwerk.
Het probleem: elk event met de hand
Elk event toevoegen of bijwerken ging met de hand. De line-up en de timetable overtypen, act voor act, per podium en per dag. Zo'n half uur werk per event.
Op zich te doen — tot je het vermenigvuldigt met de duizenden events die er per jaar in de app komen. Dan is het geen klusje meer, maar een dagtaak die nooit af is en die groeit met elk festivalseizoen.
Processen automatiseren met AI: wat we deden
Wij bouwden een koppeling waarmee AI dat voorwerk doet. Je noemt het event, en de line-up en timetable staan klaar om te controleren en op te slaan.
De mens houdt de regie — kijkt na, corrigeert waar nodig — maar het monnikenwerk is weg. Technisch is het niet meer dan een koppeling (een MCP-integratie) tussen de app en AI. Voor wie ermee werkt voelt het simpeler: overtypen werd controleren.
Het resultaat, doorgerekend
Een event toevoegen ging van dertig minuten naar vijf. Vijfentwintig minuten winst, elke keer opnieuw. Doorgerekend over een jaar loopt dat hard op:
“Een event toevoegen kostte ons een half uur. Nu vijf minuten. Bij duizenden events per jaar scheelt dat meer dan vijftig werkdagen.”
Zo pakken wij het aan: één proces, één cijfer
Zo pakken we het altijd aan. Niet met een groot "AI-transformatie"-plan, maar bij één proces. We tellen eerst wat het kost — hoe vaak, hoe lang, keer per jaar — en pas als dat cijfer klopt, bouwen we.
Eén proces, één cijfer. Zo weet je vooraf wat het oplevert, in plaats van achteraf te hopen dat het wat werd. Kijk ook hoe we processen automatiseren voor andere bedrijven.
Veelgestelde vragen
Welke processen kun je met AI automatiseren?+
Vooral repetitief, voorspelbaar en regelgebaseerd werk: gegevens overtypen, lijsten bijwerken, rapporten maken, of data van het ene systeem naar het andere zetten. Zoals bij Stuubs de line-up en timetable per event.
Wat kost het om een proces te automatiseren?+
Dat hangt af van de complexiteit, maar vaak valt het mee. De koppeling bij Stuubs was een middag werk en verdiende zich rond het derde event al terug. We tellen eerst wat het proces je nu kost, dan weet je of bouwen loont.
Hoe lang duurt zo'n automatisering?+
Soms een middag, soms langer — afhankelijk van het proces en de koppelingen die nodig zijn. Klein beginnen bij één proces houdt het kort en overzichtelijk.
Blijft de controle bij de mens?+
Ja. AI doet het voorwerk, de mens kijkt na en houdt de regie. Bij Stuubs staan de line-up en timetable klaar om te controleren en op te slaan — niets gaat automatisch de deur uit.
Welk proces kost jou elke week tijd?
We beginnen met tellen: hoe vaak, hoe lang, per jaar. Laat de URL van je bedrijf achter voor een gratis AI-scan.